À la veille d'un audit Qualiopi, la question n'est pas « avons-nous fait ? » mais « pouvons-nous le montrer ? ». Pour un CFA, le dossier de preuves se construit toute l'année, à partir de ce que l'on produit déjà. Et depuis le 1er novembre 2026, le référentiel a changé.
Cet article explique ce que l'auditeur attend d'une preuve, ce qui évolue, et comment organiser le dossier. Pour le déroulé complet de l'audit, voyez notre guide Qualiopi pour CFA.
À retenir
- Le prestataire a la responsabilité de démontrer qu'il respecte chaque indicateur ; les exemples de preuves du guide de lecture ne sont pas exhaustifs.
- Depuis le 1er novembre 2026, le référentiel compte 33 indicateurs (décret n° 2026-728 du 1er août 2026) : un dossier bâti sur 32 indicateurs est incomplet.
- Une même preuve peut servir plusieurs indicateurs, si elle est pertinente.
- Le dossier se tient à jour au fil de l'eau : conseil de perfectionnement, émargements, suivi en entreprise, réclamations.
Rassemblez vos preuves au fil de l'eau plutôt que la veille de l'audit.
Réserver une présentationQu'est-ce qu'une preuve pour l'auditeur ?
Une preuve est un document ou une trace qui montre que le processus existe et qu'il est appliqué. Le guide de lecture le dit ainsi : les exemples de preuves « ne sont pas exhaustifs », ils illustrent ce que le prestataire audité peut fournir, et la conformité repose sur l'appréciation de l'auditeur, pas sur la seule présence ou l'absence d'un document listé. L'audit comprend un ou plusieurs entretiens, une vérification documentaire et, le cas échéant, des observations ; l'auditeur procède par échantillonnage d'actions.
Source : guide de lecture Qualiopi, V8 du 23 novembre 2023 (France compétences).
Bon à savoir. Un seul élément de preuve peut être présenté pour plusieurs indicateurs, s'il est pertinent. Un compte rendu de conseil de perfectionnement peut ainsi servir plus d'un indicateur : classez-le une fois, référencez-le plusieurs fois.
Qu'est-ce qui change depuis le 1er novembre 2026 ?
Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026, publié au Journal officiel du 4 août 2026, remplace le référentiel et entre en vigueur le 1er novembre 2026. Il garde sept critères et compte 33 indicateurs, contre 32 auparavant. L'indicateur 33 impose un dispositif d'évaluation des contenus et des enseignements par les apprenants.
Selon Cap Métiers Nouvelle-Aquitaine, ces exigences s'appliquent aux audits initiaux, de surveillance et de renouvellement réalisés à partir du 1er novembre 2026, y compris pour les organismes déjà certifiés. Plusieurs indicateurs évoluent, dont les indicateurs 14, 15 et 20 pour les CFA (ruptures de parcours, information des apprentis dont le médiateur, pilotage pédagogique). Selon la même source, le guide de lecture en vigueur reste la version 9 du 8 janvier 2024, une nouvelle version devant préciser les attentes.
Sources : Légifrance, décret n° 2026-728 ; Cap Métiers Nouvelle-Aquitaine, ce qui change au 1er novembre 2026.
Attention. Le guide de lecture date d'avant le décret. Pour l'indicateur 33 et les indicateurs modifiés, ses exemples de preuves sont indicatifs : demandez à votre organisme certificateur ce qu'il attend pour votre prochain audit.
Comment organiser le dossier ?
Un classeur par critère, avec pour chaque indicateur : la preuve de conception (la procédure) et la preuve de mise en œuvre (des traces datées). Voici des exemples de preuves que le guide de lecture cite, à rapprocher de ce que produit un CFA.
| Critère (décret n° 2026-728) | Exemples cités par le guide | Ce que produit un CFA |
|---|---|---|
| 1. Information du public | Règlement intérieur, livret d'accueil | Site, livret, indicateurs de résultats publiés |
| 3. Adaptation aux publics | Outils de liaison avec l'entreprise : carnet de suivi, comptes rendus de visite, tableau de bord | Livret d'apprentissage, visites d'entreprise |
| 4. Moyens et encadrement | Organigramme, liste des intervenants, plannings, comptes rendus de réunions d'équipe | Planning, fiches formateurs |
| 7. Appréciations et réclamations | Réclamations et réponses | Registre des réclamations, enquêtes |
Pour les CFA, le guide cite aussi des preuves de dialogue avec les tuteurs et d'accompagnement des apprentis en risque de rupture : contacts ou visites en entreprise, rencontres avec les maîtres d'apprentissage, et mesures qui doivent pouvoir être démontrées et matérialisées par des outils.
Source : guide de lecture Qualiopi, V8.
Quelles preuves un CFA peut-il produire au fil de l'eau ?
Les meilleures preuves sont celles que l'activité produit sans effort supplémentaire :
- Émargements horodatés de chaque séance (voyez leur valeur de preuve).
- Comptes rendus du conseil de perfectionnement et plan d'actions (voyez le conseil de perfectionnement).
- Suivi en entreprise : visites, échanges avec les maîtres d'apprentissage, point d'étape.
- Registre des réclamations, avec accusé de réception et réponse.
- Enquêtes de satisfaction, et, depuis le 1er novembre, l'évaluation des enseignements par les apprentis.
Quelle checklist avant l'audit ?
- Référentiel à 33 indicateurs relu, écarts identifiés
- Un classeur par critère, avec la procédure et des traces datées
- Trois dossiers d'apprentis complets (échantillon)
- Indicateurs de résultats publiés
- Dernier conseil de perfectionnement documenté
- Registre des réclamations à jour
- Dispositif d'évaluation des enseignements par les apprenants en place
- Questions posées à l'organisme certificateur sur le nouveau référentiel
Quel courrier préparer ?
Madame, Monsieur,
Notre CFA sera audité en [mois]. Le référentiel national qualité compte 33 indicateurs depuis le 1er novembre 2026. Pouvez-vous nous indiquer quel guide de lecture sera appliqué à notre audit, quelles preuves vous attendez pour l'indicateur 33 et pour les indicateurs modifiés, et dans quel format vous souhaitez les recevoir ?
Cordialement,
[Prénom Nom], Directeur — [Nom du CFA]
Que peut faire l'IA pour préparer le dossier ?
Une IA (ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot, Le Chat ou une autre) peut classer vos documents par indicateur, repérer les indicateurs sans preuve ou reformuler le courrier ci-dessus. Elle ne remplace ni le référentiel ni l'avis de l'auditeur, et ne doit recevoir aucune donnée d'apprenti. Voyez l'IA en CFA.
Que peut-on automatiser pour constituer les preuves ?
Un logiciel CFA peut conserver les traces au moment où elles se produisent, la personne gardant la décision.
| Déclencheur | Action automatique | Contrôle humain |
|---|---|---|
| Séance émargée | Archivage de l'émargement horodaté | Contrôle des absences |
| Réclamation reçue | Entrée au registre et rappel de la réponse | Rédaction de la réponse |
| Fin de période en entreprise | Rappel de la visite ou du point d'étape | Compte rendu |
Mivtsaim propose un registre de conformité Qualiopi, le conseil de perfectionnement et l'archivage des émargements : l'automatisation prépare et alerte, la personne décide.
Questions fréquentes
Qui doit prouver la conformité à Qualiopi ?
Le prestataire : il a la responsabilité de démontrer qu'il respecte les exigences des indicateurs. (guide de lecture)
Combien d'indicateurs depuis le 1er novembre 2026 ?
33, répartis en 7 critères (décret n° 2026-728 du 1er août 2026). (Légifrance)
Une preuve peut-elle servir pour plusieurs indicateurs ?
Oui, si elle est pertinente. (guide de lecture)
Les audits de surveillance sont-ils concernés par le nouveau référentiel ?
Selon Cap Métiers, oui : les audits initiaux, de surveillance et de renouvellement réalisés à partir du 1er novembre 2026. (Cap Métiers)
Sources
- Légifrance, décret n° 2026-728 du 1er août 2026 relatif au référentiel national qualité
- Guide de lecture Qualiopi, V8 du 23 novembre 2023 (France compétences)
- Cap Métiers Nouvelle-Aquitaine, Qualiopi : ce qui change au 1er novembre 2026
Directeur de cfa. Nous avons créé Classeo parce qu'aucun logiciel ne couvrait tout ce qu'un CFA fait réellement au quotidien. Il est né dans un CFA, et il est aujourd'hui ouvert à tous les centres de formation d'apprentis.