Secrétariat
« La facture du loyer du mois arrive par courriel. »
Elle se saisit en cinq champs, la facture en PDF jointe, rattachée à « commun à plusieurs diplômes » avec la clé « effectifs ». La répartition se fait seule.
Comptabilité analytique
Le coût de chaque diplôme, sans classeur de fin d'année.
Chaque dépense et chaque recette est rattachée à son diplôme au moment où vous la saisissez, puis répartie au centime. En fin d'année, la déclaration analytique est déjà préparée, cellule par cellule, avec ses contrôles.
30 choses que le logiciel fait ici, une par une8
contrôles bloquants avant d'exporter la déclaration
72
questions de la note explicative, reprises du classeur officiel
7
sections de note technique préremplies et modifiables
« Je dois déclarer chaque année mes charges et mes produits par diplôme, et je ne veux plus reconstituer tout cela en fin d'année à partir de la comptabilité générale. »
Aujourd’hui
Des jours de reconstitution en fin d'année
Reprendre une à une les écritures de l'année pour les ventiler entre l'apprentissage, les autres activités et chaque diplôme, au moment même où tout le reste presse.
Aujourd’hui
Des clés de répartition à la calculatrice
Loyer, logiciel, direction : partager une charge commune entre diplômes à la main, et voir le total tomber à quelques centimes près, jamais juste.
Aujourd’hui
Des factures de formateurs contrôlées une par une
Comparer les heures facturées par un formateur indépendant aux feuilles d'émargement, feuille par feuille, ou payer sur la seule foi de la facture.
Aujourd’hui
Des effectifs pondérés reconstitués de mémoire
Qui était inscrit dans quel diplôme, quel mois, l'an dernier et cette année : la formule du fichier officiel exige ce détail, et personne ne l'a gardé.
Ce que vous y gagnez
Le coût de revient par diplôme, toute l'année
Produits, charges, résultat et coût de revient par diplôme, lisibles à tout moment, avec la même définition que la déclaration officielle.
Des répartitions qui tombent juste
Une charge commune se répartit entre diplômes par effectifs ou par heures, et la somme des parts égale toujours le montant d'origine, au centime.
Des factures de formateurs rapprochées des heures émargées
L'écart entre heures facturées et heures émargées est classé vert, orange ou rouge, avec les heures planifiées à côté pour le comprendre.
Une déclaration qui refuse de partir incohérente
Huit contrôles bloquants empêchent l'export tant qu'une incohérence demeure, et chacun dit ce qu'il a trouvé.
Un dossier propre pour l'expert-comptable
Grand livre de l'année, fin d'année préparée, texte qui explique les choix : le même chiffre que la déclaration.
Sur le terrain
Qui s’en sert, et quand
Direction
« Karim, formateur indépendant, facture 42 heures pour le mois de mars. »
Classeo compare aux heures émargées et affiche les heures planifiées à côté. Un écart rouge ne s'enregistre qu'avec une justification écrite, et les autres administrateurs sont prévenus.
Secrétariat
« Le relevé bancaire du trimestre est à intégrer. »
Il s'importe en CSV : séparateur et encodage reconnus, doublons décochés, chaque ligne passe par la même validation que la saisie.
Direction
« En décembre, la clôture approche. »
L'écran de fin d'année liste les factures à recevoir ou à établir, les charges et produits constatés d'avance, et propose un texte prêt pour l'expert-comptable.
Direction
« Au moment d'exporter la déclaration, un apprenti n'est rattaché à aucun diplôme. »
L'export est bloqué et le contrôle dit lequel. Une fois corrigé, les cellules sont produites aux adresses du fichier officiel.
D’habitude… avec Classeo
D’habitude : Classeur analytique rempli une fois par an à partir de la comptabilité générale.
Avec Classeo : Chaque écriture porte son diplôme ou sa clé de partage dès la saisie : la déclaration se prépare au fil de l'eau.
D’habitude : Clés de répartition recalculées dans un tableur, arrondis ajustés à la main.
Avec Classeo : Effectifs lus sur les inscriptions, heures lues sur les séances, répartition au plus fort reste : aucun centime perdu ni inventé.
D’habitude : Facture de formateur payée sur la base de ce qu'il déclare.
Avec Classeo : Facture rapprochée des heures réellement émargées, écart classé et justifié par écrit quand il est important.
D’habitude : Écriture erronée effacée du tableur, sans trace.
Avec Classeo : Une écriture s'annule avec un motif ou se corrige par un avoir lié ; chaque geste reste au journal.
Comment ça se passe
De la facture du loyer à la déclaration annuelle
Au fil de l'année · Secrétariat
Saisit le loyer en cinq champs, joint la facture en PDF, choisit « commun à plusieurs diplômes » et la clé « effectifs ».
Chaque mois · Direction
Rapproche la facture de Karim, formateur, des heures émargées. L'écart est vert : la validation crée une dépense par diplôme.
Relevé bancaire · Secrétariat
Importe le relevé en CSV. Les doublons sont décochés, chaque ligne passe par la même validation que la saisie.
Décembre · Direction
Ouvre la fin d'année : factures à recevoir, charges constatées d'avance, texte prêt pour l'expert-comptable.
Déclaration · Classeo
Produit les cellules du fichier officiel. Un apprenti sans diplôme bloque l'export, et le contrôle dit lequel.
Dépôt · Direction
Complète le questionnaire, relit la note technique, copie les blocs dans le fichier officiel et le transmet.
Comment ça marche
Une dépense saisie en cinq champs
La saisie courante tient en cinq champs. Le formulaire complet reste derrière « Tout afficher » pour les cas qui le demandent : sous-traitance, période longue, partage avec une autre activité.
- Montants tenus au centime, strictement positifs
- Rattachement à un diplôme, commun à plusieurs, ou partagé avec une autre activité
- Recettes ventilées par provenance : OPCO, entreprise, région, CNFPT
- Pièce justificative en PDF, JPEG ou PNG, vérifiée sur son contenu réel
Des parts qui retombent au centime
Une écriture devient des lignes de déclaration dans un ordre fixe : part de l'apprentissage, prorata de l'année civile, puis répartition entre diplômes. La somme retombe exactement sur le montant d'origine.
- Méthode du plus fort reste : aucun centime perdu ni inventé
- Clé « effectifs » : apprentis distincts inscrits sur la période, lus sur les inscriptions
- Clé « heures » : heures des séances publiées, hors périodes en entreprise
Des formateurs payés sur des heures vérifiées
Une facture de formateur est rapprochée des heures réellement émargées. L'écart est classé vert, orange ou rouge ; un écart rouge exige une justification écrite.
- Les heures planifiées sont affichées à côté, pour comprendre l'écart
- Valider crée une dépense par diplôme au prorata des heures
- Un écart rouge prévient les autres administrateurs dans la cloche
Des effectifs calculés comme le fichier officiel
Les effectifs sont calculés sur les apprentis seulement, avec la pondération du fichier officiel : un tiers pour l'année, deux tiers pour l'année précédente. Le détail est donné apprenti par apprenti.
Une déclaration préparée cellule par cellule
Chaque cellule de saisie des onglets du fichier officiel est produite à son adresse. Les cellules que le fichier calcule lui-même sont marquées « ne pas coller ».
- Arrondi à l'euro au plus fort reste : le total de la page 1 égale le total analytique
- Copie bloc par bloc et export CSV, refusés tant qu'un contrôle bloquant reste ouvert
- Questionnaire de la note explicative avec les listes déroulantes du classeur
- Note technique en sept sections préremplies, modifiables, exportée en PDF
Rien ne disparaît
Une écriture ne se supprime pas : elle s'annule avec un motif, ou se corrige par un avoir lié à l'écriture d'origine. Chaque création, modification et annulation est journalisée.
Dans le détail : 30 preuves.
Une ligne par geste ou par contrôle, relue dans le code du logiciel. Rien de prévu, rien de promis.
- Saisie d'une dépense en cinq champs, formulaire complet derrière « Tout afficher »
- Montants saisis et calculés en centimes entiers, sans aucun nombre flottant
- Rattachement d'une écriture à un diplôme, à plusieurs, ou à une autre activité
- Indicateur de sous-traitance, admis seulement dans les catégories où il a un sens
- Provenance des recettes : OPCO, entreprise, région, CNFPT
- Prorata par année civile, bornes comprises, au centime près
- Répartition entre diplômes par la méthode du plus fort reste
- Clé « effectifs » lue sur les inscriptions, jamais sur la fiche de l'apprenti
- Clé « heures » sur les séances publiées, hors alternance et hors compte de test
- Pièce justificative vérifiée sur son extension et ses octets, 10 Mo au plus
- Pièces rangées dans un stockage privé, ouvertes par un lien de courte durée
- Impossible de supprimer une écriture, même par erreur : annulation avec motif
- Avoir lié à l'écriture d'origine, total des avoirs borné
- Journal d'audit de chaque création, modification et annulation, avant et après
- Factures de formateurs rapprochées des heures émargées, écart en trois couleurs
- Justification écrite exigée pour un écart rouge, conservée au journal
- Validation d'une facture de formateur en dépenses par diplôme au prorata des heures
- Alerte dans la cloche des autres administrateurs sur un écart rouge
- Effectifs pondérés un tiers N, deux tiers N-1, détail apprenti par apprenti
- Tableau de bord : produits, charges, résultat et coût de revient par diplôme
- Trois graphiques accompagnés de leur tableau de valeurs
- Alerte sur les dépenses de communication, informative et jamais bloquante
- Fin d'année : factures à établir ou à recevoir, charges et produits constatés d'avance
- Texte prêt pour l'expert-comptable et export CSV de la fin d'année
- Export du grand livre de l'année, même chiffre que la déclaration
- Déclaration produite cellule par cellule aux adresses du fichier officiel
- Huit contrôles bloquants avant la copie ou l'export de la déclaration
- Questionnaire de 72 questions de la note explicative, listes du classeur
- Note technique en sept sections préremplies, modifiables, exportée en PDF
- Import de relevés CSV : séparateur, encodage, débit et crédit reconnus, doublons décochés
Ce que cela remplace
- Le classeur analytique rempli à la main en fin d'année
- Les clés de répartition recalculées à la calculatrice
- Les factures de formateurs comparées aux feuilles d'émargement une par une
- Les effectifs moyens pondérés reconstitués de mémoire
Ce que ce n'est pas
- Le module est disponible mais n'a pas encore servi à une déclaration réelle ; le collage dans le fichier officiel n'a pas été essayé.
- Le classeur officiel n'est pas généré : vous copiez les blocs ou partez du CSV, et vous transmettez vous-même la déclaration.
- Certaines valeurs légales citées par le module restent à confirmer sur le texte officiel ; le calendrier de la prochaine campagne n'est pas affiché.
- Les rappels calendaires (pièces manquantes depuis quinze jours, échéances de fin d'année) ne partent pas d'eux-mêmes : l'écran Contrôles les montre à la demande.
- Un apprenti réorienté en cours d'année est rangé dans un seul diplôme ; l'onglet réservé aux unités de formation hors les murs n'est pas produit.
Comment remplir la comptabilité analytique d'un CFA pour France compétences ?
Chaque année, un organisme de formation par apprentissage déclare ses charges et ses produits, répartis entre l'apprentissage et ses autres activités, puis entre ses diplômes. Le fichier officiel attend des montants par poste, des clés de répartition, des effectifs pondérés et une note explicative. Le reconstituer en fin d'année, à partir de la comptabilité générale, prend des jours, et l'exercice tombe au moment où le reste du centre presse aussi.
Classeo tient ces éléments au fil de l'eau. Chaque écriture porte sa catégorie, son affectation, son diplôme ou sa clé de partage, et sa période. Le logiciel en tire les lignes de déclaration dans un ordre fixe : part de l'apprentissage, prorata de l'année civile, répartition entre diplômes. Les cellules sont produites aux adresses du classeur officiel, avec huit contrôles bloquants qui empêchent l'export tant qu'une incohérence demeure.
Le fichier officiel lui-même n'est pas généré : vous y copiez les blocs, ou vous partez du CSV, puis vous le transmettez.
Effectifs pondérés et clés de répartition : comment sont-ils calculés ?
La formule des effectifs du fichier officiel pondère d'un tiers l'année déclarée et de deux tiers l'année précédente. Classeo la calcule sur les apprentis seulement, en moyenne mensualisée, et donne le détail apprenti par apprenti. Le diplôme d'un apprenti à une date se lit sur ses inscriptions réelles, jamais sur une étiquette de sa fiche qui aurait pu rester en retard.
Pour une charge commune à plusieurs diplômes, deux clés sont proposées. La clé « effectifs » compte les apprentis distincts inscrits sur la période. La clé « heures » compte les heures des séances publiées, hors périodes en entreprise. La répartition retombe au centime grâce à la méthode du plus fort reste : la somme des parts égale toujours le montant d'origine.
Une charge partagée avec une autre activité, par exemple de la formation continue, exige une clé de premier rang, comme le demande le fichier officiel : la part de l'apprentissage est isolée avant toute répartition entre diplômes.
Rapprocher les factures des formateurs des heures émargées
Un formateur prestataire facture des heures. Le CFA, lui, détient les feuilles d'émargement. Classeo compare les deux : l'écart entre heures facturées et heures émargées est classé vert, orange ou rouge, avec les heures planifiées affichées à côté pour comprendre d'où il vient. La discussion avec le formateur porte alors sur des faits, pas sur des impressions.
Un écart rouge ne s'enregistre pas sans une justification écrite, conservée au journal, et les autres administrateurs en sont prévenus dans la cloche. Valider la facture crée une dépense par diplôme, au prorata des heures liées. Annuler la facture annule ses écritures avec motif : une écriture née d'une facture validée ne se modifie pas seule.
La synthèse par formateur découpe d'abord la facture entre diplômes, puis proratise chaque part par année civile : c'est le même ordre que la déclaration, et les deux chiffres concordent au centime. L'expert-comptable retrouve ainsi, dans le grand livre exporté, exactement les montants qui figurent dans la déclaration.
Questions sur comptabilité analytique
Le module produit-il le fichier Excel officiel ?
Non. Il produit chaque cellule à son adresse, à copier bloc par bloc, et un export CSV. Le classeur officiel n'est pas généré.
Qui a accès à la comptabilité ?
Les administrateurs seulement. Le formateur n'y a aucun accès, ni à l'écran ni autrement.
Peut-on supprimer une écriture saisie par erreur ?
Non. Elle s'annule avec un motif, ou se corrige par un avoir lié à l'écriture d'origine. Les deux restent visibles.
Peut-on importer un relevé bancaire ?
Oui, en CSV : séparateur, encodage, débit et crédit sont reconnus, les doublons décochés, et chaque ligne passe par la même validation que la saisie.
Les montants légaux sont-ils intégrés ?
Les barèmes sont datés et sourcés, jamais écrits de mémoire. Un barème absent donne « inconnu », pas une valeur par défaut.
Le module a-t-il déjà servi à une vraie déclaration ?
Pas encore. Il est disponible depuis fin octobre 2026, éprouvé par des tests et des comparaisons au fichier officiel, mais pas encore sur une déclaration réelle.
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