L'absence prévenue le matin, tranchée, transmise à l'employeur.

La règle de Classeo tient en une phrase : l'apprenant déclare, le centre tranche, et c'est la décision qui commande la feuille d'émargement. La pièce aide à décider, elle n'est pas exigée pour déclarer. Un apprenti malade le matin même n'a pas encore son arrêt ; lui demander la pièce pour prévenir, c'est obtenir le silence.

La déclaration porte une date, un motif parmi cinq (maladie, rendez-vous médical, raison familiale, transport, autre) et, si l'on veut, des précisions et une pièce. Le représentant légal peut déclarer pour son enfant depuis son propre espace. Le secrétariat, lui, dépose les pièces reçues au guichet ou par courriel, et peut accepter dans le même geste.

Accepter fait passer la journée en « excusé » sur la feuille. Cela fonctionne si la décision est prise avant l'appel, après l'appel, ou au moment du dépôt. Une décision se défait : la journée redevient une absence, et la trace de la décision reste.

Une absence au centre de formation peut se traduire par une retenue sur le salaire de l'apprenti : l'employeur a besoin de l'apprendre avant de faire la paie. Classeo prévoit pour cela une alerte quotidienne, qui signale chaque matin les absences non justifiées de la veille, séance par séance.

Le courrier ne part pas à toute l'entreprise. Il vise le maître d'apprentissage désigné sur le contrat et, en copie, une seule personne RH / paie. S'il y a deux contacts paie actifs et rien pour choisir, aucun ne reçoit la copie et l'écran le dit, avec le geste à faire. Une absence n'est signalée qu'une fois, et chaque envoi est conservé : « prévenue tel jour, à ces adresses » se retrouve en cas de désaccord.

Comme tout ce qui écrit à un tiers, cette alerte est éteinte par défaut. L'écran des automatisations montre d'abord ce qu'elle enverrait aujourd'hui ; le centre l'allume en connaissance de cause.

Le rapport mensuel donne à l'employeur l'assiduité de son apprenti sur le mois écoulé et l'estimation de retenue qui en découle. Il part le 10 et non le 1er, pour laisser le temps de trancher les justificatifs de fin de mois : une absence acceptée change la retenue.

Classeo refuse d'envoyer un chiffre qu'il sait faux. S'il reste une séance du mois jamais pointée, aucun rapport ne part et la direction reçoit la liste des séances à pointer. Un mois passé entièrement en entreprise s'annonce en mots, jamais comme « 0 % ». Les destinataires se lisent sur les dates du contrat : un contrat terminé le 31 reçoit encore son dernier rapport, celui qui solde la paie.

L'estimation de retenue repose sur une base de 151,67 heures pour 35 heures hebdomadaires. Les journées d'absence sont comptées une fois par jour, les minutes manquées s'additionnent, et seul le montant final est arrondi à l'euro. Le même calcul alimente la liste des apprenants, la fiche, l'espace entreprise et le courrier.

Depuis la fiche de l'apprenant, l'administration télécharge une attestation d'assiduité en PDF. Elle reprend l'identité, la formation et son code RNCP, la promotion, l'employeur et le contrat, puis la synthèse chiffrée et le détail mois par mois. Viennent ensuite les absences déclarées avec la décision du centre, les journées en entreprise, et le relevé séance par séance avec l'état des signatures.

Rien n'y est recalculé : le taux est celui de la fiche, les signatures celles de la feuille. Les heures sont une amplitude (une séance de 9 h à 17 h compte 8 heures) et le document le dit en note. Les heures dont l'appel n'a pas été fait sont comptées à part : ce n'est ni une présence ni une absence, c'est un trou dans la preuve, et il appartient au centre.

Pour la formation à distance, un relevé d'activité en ligne en PDF détaille les connexions, leur durée et les supports consultés. Il porte des données de connexion personnelles : il est réservé à l'administration.