Chaque heure de cours prouvée, sans feuille papier.

Un émargement solide répond à trois questions : qui était là, qui l'atteste, et la preuve a-t-elle bougé depuis. Sur papier, chacune a sa faiblesse : la feuille se perd, la signature d'un absent se devine, la correction au stylo ne laisse aucune trace. Dans Classeo, l'appel et la signature se font dans la même minute, sur le même écran.

Le formateur ouvre la liste : la séance du jour est en tête. Il pointe chaque apprenant avec quatre boutons ou toute la classe d'un geste, puis corrige les exceptions. Les apprentis signent ensuite depuis leur propre téléphone, pour le créneau du matin et celui de l'après-midi, déduits des horaires de la séance. On ne signe que si l'on a été pointé présent ou en retard, et pas avant cinq minutes avant le début. Le formateur signe son propre créneau.

Chaque nuit, la feuille d'émargement est fabriquée en PDF sur les inscrits du jour de la séance et scellée par une empreinte. Si un pointage change ensuite, elle passe « à refaire » et sa nouvelle version remplace l'ancienne. Ce qui manque, signature ou déroulé de séance, se voit sur la liste et se relance depuis la ligne, avec le compte des relances déjà parties.

Une absence d'apprenti concerne trois personnes : le centre, qui doit la constater et la qualifier ; l'apprenti, qui doit pouvoir la justifier ; l'employeur, qui la paie. Le bon ordre est simple : prévenir tôt, trancher clairement, transmettre à la bonne personne.

Dans Classeo, l'apprenti déclare son absence depuis son téléphone, avec un motif et, s'il l'a, une pièce. Ses parents peuvent la déclarer depuis leur espace. Le formateur voit, au moment de l'appel, que la chaise vide est annoncée, sans voir le motif, qui peut relever de la santé. Le centre décide ensuite : accepter fait passer la journée en « excusé » sur la feuille, refuser la laisse absente. Une décision se défait, et la trace reste.

Côté entreprise, une alerte peut prévenir chaque matin le maître d'apprentissage et une personne RH / paie des absences non justifiées de la veille, et un rapport mensuel part le 10 avec l'estimation de retenue. Ces envois sont éteints à l'installation : l'écran montre d'abord ce qui partirait, vous les allumez en connaissance de cause.

Lors d'un audit ou d'un contrôle de financeur, deux pièces vont ensemble : la feuille d'émargement, qui prouve la présence, et le déroulé de séance, qui prouve ce qui a été enseigné. L'une sans l'autre laisse une question ouverte.

Classeo produit les deux au fil de l'eau. La feuille porte les signatures des apprentis et du formateur de chaque créneau, les minutes de retard constatées, et uniquement les apprentis inscrits ce jour-là : clôturer une promotion ne vide pas les feuilles de l'année écoulée, et un compte de test n'y figure jamais. Le déroulé est rédigé par le formateur après le cours, avec une appréciation par apprenant ; un déroulé validé est archivé en PDF.

Ce qui ne doit pas bouger ne bouge pas : une séance qui porte des signatures ou un appel ne peut plus être supprimée, même par erreur ; au-delà de sept jours, seul le centre corrige un appel ; un retrait de signature est consigné au journal. Les feuilles se retrouvent par classe, par mois et par état, et l'attestation d'assiduité d'un apprenant reprend le relevé séance par séance, signatures comprises.

Un retard noté « R » sans durée ne sert à rien : ni à l'employeur, ni à l'apprenti. Classeo fait saisir le temps réellement manqué, en minutes, avec un motif parmi trois : arrivé en retard, parti avant la fin, absent pendant la séance.

Ces minutes s'additionnent sur le mois et entrent dans l'estimation de retenue sur salaire, calculée sur une base de 151,67 heures pour 35 heures hebdomadaires. Le taux d'assiduité, lui, ne bouge pas : un retard reste une présence. Quand un apprenti passe absent ou excusé, ses minutes sont effacées, pour que le même temps ne soit jamais retenu deux fois. La tolérance de retard réglée par le centre, 15 minutes par défaut, aide à décider de saisir ; elle ne retranche rien.

Le même calcul alimente la liste des apprenants, sa fiche, l'espace entreprise et le courrier mensuel : l'employeur, l'apprenti et le centre lisent le même montant. Sans salaire connu, l'écran énonce la règle au lieu d'inventer un chiffre.