Apprentie
« Semaine de rentrée, Inès a besoin de sa carte pour obtenir une réduction de transport. »
Elle prend sa photo au téléphone, voit le cadrage réel, l'envoie ; une fois la carte validée, elle la télécharge.
Carte d'étudiant et matériel
La carte d'étudiant des métiers, délivrée sans guichet.
L'apprenti envoie sa photo, le centre valide la carte réelle, et la carte d'étudiant des métiers sort sur le gabarit officiel. Chaque matériel prêté porte une attestation que l'apprenti signe depuis son espace.
30 choses que le logiciel fait ici, une par une3
états d'une carte : à valider, validée, refusée
1
seul prêt ouvert par matériel, sans exception
6
catégories de matériel, de l'informatique aux EPI
« À chaque rentrée, je cours après les photos d'identité pour les cartes, et je prête des ordinateurs sans savoir si je les reverrai. »
Aujourd’hui
Des photos inutilisables, reçues de partout
Envoyées par courriel, couchées, trop serrées, parfois chargées des coordonnées du domicile : chaque photo se retravaille avant d'aller sur une carte.
Aujourd’hui
Une carte remplie à la main ou redessinée
Une carte qui ressemble à la carte officielle sans en être une, ou dont l'année est périmée, se fait refuser au guichet des transports, et l'apprenti perd ses réductions.
Aujourd’hui
Le matériel prêté s'évapore
Un cahier des prêts, une décharge papier signée à la va-vite : en fin de formation, personne ne sait plus qui a l'ordinateur ni dans quel état il était parti.
Ce que vous y gagnez
La photo déposée par l'apprenti, prête à l'emploi
Recadrée, remise à l'endroit, débarrassée de ses métadonnées ; l'apprenti voit son cadrage avant d'envoyer.
La carte officielle, validée sur pièce
Le gabarit du ministère rempli tel quel, validé sur la carte réelle, refusé avec un motif lu par l'apprenti.
Chaque prêt nominatif et signé
Référence, date, retour prévu, état au départ, accessoires, et une attestation signée par l'apprenti depuis ses documents.
Rien ne se clôt sur un matériel perdu
Un matériel du centre non restitué retient l'archivage du dossier en fin de promotion, avec la raison écrite.
Sur le terrain
Qui s’en sert, et quand
Secrétariat
« Vingt cartes attendent leur validation. »
Chaque carte s'ouvre en PDF réel ; un nom collé à la photo se refuse avec le motif « photo trop serrée », que l'apprenti lit.
Secrétariat
« Le portable PC-014 est remis à Yanis avec son chargeur. »
Le prêt est enregistré avec retour prévu en fin de formation ; l'attestation apparaît dans les documents à signer de Yanis.
Direction
« Fin de promotion : un ordinateur du centre n'est pas revenu. »
L'archivage du dossier de l'apprenti est retenu, avec la raison écrite, tant que le matériel n'est pas restitué.
D’habitude… avec Classeo
D’habitude : Photos d'identité reçues par courriel et retouchées une à une.
Avec Classeo : Photo déposée par l'apprenti depuis son espace, recadrée et nettoyée à l'envoi.
D’habitude : Carte remplie à la main ou recréée dans un logiciel de mise en page.
Avec Classeo : Gabarit officiel du ministère rempli tel quel, année vérifiée, carte validée sur pièce.
D’habitude : Cahier des prêts et décharge papier signée à la remise.
Avec Classeo : Parc de matériel, prêts nominatifs et attestation signée depuis l'espace de l'apprenti.
Comment ça se passe
Une rentrée : la carte, puis l'ordinateur
Semaine 1 · Apprentie
Inès ouvre « Ma carte d'étudiant des métiers » : il manque sa photo. Elle la prend au téléphone, voit le cadrage réel et l'envoie.
Semaine 1 · Secrétariat
L'écran des cartes ouvre la carte réelle en PDF. Le nom touche la photo : refus, avec le motif « photo trop serrée ».
Semaine 1 · Apprentie
Inès lit le motif, renvoie une photo. La carte est validée : elle la voit puis la télécharge.
Semaine 2 · Secrétariat
Le portable PC-014 lui est prêté avec son chargeur, retour prévu en fin de formation. L'attestation de prêt est produite.
Semaine 2 · Apprentie
L'attestation apparaît dans ses documents à signer. Elle la signe : le document est scellé.
Fin de formation · Secrétariat
Le portable revient conforme. Le prêt est clos, le dossier peut être archivé.
Comment ça marche
La carte officielle, pas une imitation
La carte d'étudiant des métiers n'est pas redessinée : le gabarit officiel du ministère du Travail est rempli tel quel. L'emplacement de chaque case est contrôlé automatiquement, et l'année imprimée sur le gabarit est confrontée à l'année de formation active.
- Organisme, adresse et téléphone sont ceux du centre, jamais du domicile de l'apprenti
- La carte n'est jamais conservée : elle se recompose à la demande
Une photo nettoyée avant d'être gardée
À l'envoi, la photo est recadrée et ré-encodée. L'orientation du téléphone est appliquée, pour qu'elle ne parte pas couchée. Les métadonnées sont effacées : une photo prise chez soi peut porter la position du domicile. L'apprenti voit son cadrage réel avant d'envoyer.
Pas de carte sans validation du centre
L'apprenti ne peut pas se délivrer sa carte : tant qu'elle n'est pas validée, elle ne se télécharge pas, même en tapant l'adresse. Le centre valide en regardant la carte réelle, pas une vignette. Un refus exige un motif, lu par l'apprenti.
- Trois états : à valider, validée, refusée
- Seule la photo bloque ; les autres manques sont affichés sans priver l'apprenti de sa carte
- La carte n'est gardée en mémoire nulle part
Un parc de matériel et des prêts nominatifs
Chaque matériel a une référence unique, une catégorie, un état, et au besoin une marque, un modèle, un numéro de série et une valeur. Un matériel est disponible tant qu'aucun prêt n'est ouvert, et deux prêts ouverts sur le même matériel sont impossibles, même par erreur.
- Un matériel hors service ne se prête pas
- Retour prévu dépassé signalé en retard
- Archiver un matériel ne supprime ni ses prêts ni leurs attestations
L'attestation de prêt, signée par l'apprenti
Le prêt produit une attestation que l'apprenti signe depuis ses documents, comme son règlement intérieur. Le document est scellé à la signature. Le justificatif de signature repart du document scellé et refuse de se produire s'il ne correspond plus.
Le matériel non rendu se voit en fin de parcours
À la restitution, l'état constaté est noté : conforme, endommagé, perdu ou volé. Un matériel payé par le centre et non restitué retient l'archivage du dossier en fin de promotion et bloque l'effacement des données, avec la raison écrite.
Dans le détail : 30 preuves.
Une ligne par geste ou par contrôle, relue dans le code du logiciel. Rien de prévu, rien de promis.
- Gabarit officiel de la carte d'étudiant des métiers rempli, jamais redessiné
- Coordonnées des cases relevées dans le fichier et contrôlées par un test
- Année du gabarit confrontée à l'année de formation active
- Coordonnées du centre sur la carte, jamais l'adresse de l'apprenti
- Dépôt de la photo par l'apprenti depuis son espace
- Photo recadrée, orientation appliquée, métadonnées et position GPS effacées
- Cadrage réel montré à l'apprenti avant l'envoi
- État de la carte dit en une phrase, en tête d'écran
- Manques affichés avant la tentative, séparés entre apprenti et centre
- Validation sur la carte réelle en PDF, pas sur une vignette
- Refus de carte impossible sans motif, motif lu par l'apprenti
- Téléchargement refusé tant que la carte n'est pas validée
- Carte recomposée à la demande, jamais stockée ni mise en cache
- Photo conservée à un chemin horodaté, jamais réutilisé
- Cartes à valider listées et tranchées aussi depuis Claude
- Parc de matériel : référence unique, catégorie, état, numéro de série, valeur
- Six catégories : informatique, outillage, EPI, ouvrage, mobilier, autre
- Disponibilité lue dans l'absence de prêt ouvert, jamais stockée
- Deux prêts ouverts sur le même matériel impossibles, même par erreur
- Prêt d'un matériel hors service refusé
- Prêt avec date, retour prévu, état au départ et accessoires remis
- Prêts dont le retour prévu est dépassé signalés en retard
- Attestation de prêt signée par l'apprenti depuis ses documents
- Justificatif de signature produit depuis le document scellé, empreinte vérifiée
- Restitution avec état constaté : conforme, endommagé, perdu ou volé
- Aide au premier équipement suivie en cinq statuts, à part de la fiche
- Financeur du matériel noté : payé par le centre ou par l'apprenant
- Matériel non restitué retenant l'archivage du dossier en fin de promotion
- Effacement des données refusé tant qu'un matériel prêté n'est pas rendu
- Parc, prêts et restitutions pilotables depuis Claude
Ce que cela remplace
- Les photos d'identité reçues par courriel
- La carte remplie à la main ou redessinée
- Le cahier des prêts de matériel
- La décharge papier signée à la remise d'un ordinateur
Ce que ce n'est pas
- Le gabarit de carte est celui de 2026-2027 : changer d'année demande de déposer le nouveau gabarit du ministère.
- La carte n'est pas imprimée par le logiciel sur un support plastique : c'est un PDF.
- L'attestation de prêt se publie depuis l'écran Matériel, pas depuis la conversation avec Claude.
- Le logiciel ne calcule aucun montant d'aide au premier équipement : il en suit l'état.
Carte d'étudiant des métiers : comment la délivrer à ses apprentis ?
La carte d'étudiant des métiers est un document officiel dont le ministère du Travail publie le gabarit. Classeo charge ce gabarit tel quel et écrit dessus : la typographie, les aplats et le bandeau sont ceux de l'État. Une carte redessinée « à l'identique » ressemblerait à la carte officielle sans en être une.
La seule chose que le centre ne peut pas fournir à la place de l'apprenti est sa photo. L'apprenti la dépose depuis son espace ; elle est recadrée, ré-encodée, remise à l'endroit et débarrassée de ses métadonnées. Les autres manques, comme une date de naissance absente de la fiche, sont affichés sans bloquer : priver un apprenti de sa carte pour une ligne lui retirerait les réductions qu'elle ouvre.
Le gabarit porte l'année imprimée. Le logiciel confronte cette année à l'année de formation active, pour ne pas délivrer en septembre une carte périmée qui serait refusée au guichet.
Valider une carte : sur le document réel, avec un motif en cas de refus
Le centre valide la carte, pas une vignette. L'écran de validation affiche le PDF exactement tel que l'apprenti le recevra : la netteté à taille réelle et le voisinage du nom et de la photo ne se voient pas autrement. Si l'aperçu intégré du navigateur reste gris, un bouton ouvre la carte dans un onglet.
Un refus exige un motif, sans quoi il n'est pas enregistré. Sans lui, l'apprenti renverrait la même photo. Une carte validée se télécharge depuis l'espace de l'apprenti ; une carte non validée ne se télécharge pas, même en tapant directement son adresse : elle n'est pas seulement masquée à l'écran.
La carte en PDF n'est jamais conservée, ni gardée en mémoire : elle porte une photo d'identité. Seule la photo est conservée, sous un nom daté, pour qu'un lien déjà distribué ne serve jamais la photo suivante. Les cartes à valider peuvent aussi être listées et tranchées en demandant à Claude.
Prêt de matériel aux apprentis : quelle preuve garder ?
Un ordinateur, un équipement de protection ou un outillage remis à un apprenti doit pouvoir être réclamé. Classeo tient un parc où chaque matériel a une référence unique, celle de l'étiquette, et enregistre chaque prêt nominatif avec sa date, le retour prévu, l'état au départ et les accessoires remis. Deux prêts ouverts sur le même matériel sont impossibles.
Le prêt produit une attestation que l'apprenti signe depuis ses documents. La preuve suit le même chemin que le règlement intérieur : document scellé à la signature, texte de consentement recopié, horodatage. Le justificatif de signature, à remettre à un financeur, repart du document scellé et refuse de se produire si celui-ci ne correspond plus.
La distinction entre matériel payé par le centre et matériel payé par l'apprenant est notée : seul le premier se réclame. Un matériel du centre non restitué retient l'archivage du dossier en fin de promotion, avec la raison écrite. L'aide au premier équipement se suit à part, en cinq statuts, de « à demander » à « accordée » ou « refusée ».
Questions sur carte d'étudiant et matériel
L'apprenti peut-il télécharger sa carte avant validation ?
Non. L'aperçu n'apparaît qu'une fois la carte validée, et le téléchargement est refusé tant qu'elle ne l'est pas.
Que devient la photo envoyée ?
Elle est recadrée, remise à l'endroit et débarrassée de ses métadonnées, puis conservée sous un nom daté. La carte en PDF n'est jamais conservée.
Peut-on prêter deux fois le même ordinateur ?
Non. Un second prêt ouvert sur le même matériel est refusé ; le message dit à qui il est déjà prêté et depuis quand.
L'attestation de prêt doit-elle être imprimée ?
Non. L'apprenti la signe depuis ses documents. Un justificatif de signature en PDF peut ensuite être produit pour un financeur.
Un matériel rendu abîmé change-t-il l'état du parc ?
Non, pas tout seul : « endommagé » ou « perdu » est un constat à qualifier, le centre corrige l'état du matériel lui-même.
À lire ensuite
Espace apprenantPlanning, signature, absences, notes, travaux, documents : la formation dans le téléphone.Documents, preuves et exportsChaque document fabriqué et scellé seul ; le dossier d'un apprenti exporté en un geste.Sécurité et RGPDChaque centre isolé, double authentification, données sensibles à part, RGPD suivi.
Guides pour aller plus loin
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