Votre conseil de perfectionnement tenu, prouvé, suivi.

Le conseil de perfectionnement est une instance obligatoire du CFA, prévue par l'article L6231-3 du Code du travail. Sa composition est encadrée par l'article R6231-3 et son ordre du jour par l'article R6231-4, qui énumère huit points à examiner. Son fonctionnement est renvoyé au règlement intérieur du centre. C'est aussi une preuve attendue à l'indicateur 20 de Qualiopi.

Classeo reprend ces huit points comme ordre du jour de référence. Une matrice montre, sur douze mois glissants, quels points ont été traités et lesquels ne l'ont jamais été. Le logiciel ne décide pas de la composition exacte du conseil, qui relève de votre règlement intérieur : il signale un collège attendu resté vide, sans empêcher de convoquer, car ne pas tenir le conseil serait bien plus grave qu'une composition incomplète.

Chaque membre porte sa date d'entrée et de sortie, rattaché à l'un des dix collèges possibles. La composition d'une séance passée se relit telle qu'elle était, sans tableau à tenir à côté.

Les membres externes sont des tiers : représentants d'entreprises, d'organisations professionnelles, de l'opérateur de compétences. Leur demander de créer un compte pour dire s'ils viennent ferait abandonner la moitié d'entre eux. Chacun reçoit donc un lien personnel, qui ouvre trois choses seulement : sa réponse, sa convocation et, une fois validé, le procès-verbal.

La convocation est nominative et figée au moment de l'envoi. Si la date de la séance change ensuite, le logiciel ne réécrit pas la convocation déjà partie : il faut reconvoquer. C'est ce qu'on produit quand une délibération est contestée pour vice de convocation. Le constat de carence, quand personne ne vient, reste une décision du président, jamais une bascule automatique qui dresserait une carence pendant qu'on attend encore un membre.

Avant l'envoi, le logiciel liste ce qui manque pour convoquer. Seule l'absence de la direction bloque, puisque c'est elle qui préside. Les convocations partent avec leur PDF, parce que les membres externes n'ont pas d'espace dans le logiciel.

Un procès-verbal modifiable après coup ne prouve rien. Dans Classeo, le secrétaire de séance rédige et la direction valide : celui qui écrit ne valide pas son propre texte. À la validation, le PDF est rendu puis scellé par une empreinte qui porte sur ce qu'il atteste, date de validation comprise. La séance passe alors en « clôturée », un état que personne ne peut plus retoucher, même par erreur.

Trois gestes restent permis après la clôture, et trois seulement : ajouter une annexe rectificative datée, faire approuver le procès-verbal par la séance suivante, le diffuser. Le plan d'actions, lui, continue de vivre : une action décidée au printemps se solde à l'automne, sans rouvrir le procès-verbal. Les indicateurs du centre sont gelés au moment de la validation, pour que le document dise ce que le conseil avait sous les yeux.

Le formateur, s'il consulte le conseil, ne lit que les procès-verbaux validés.

Le CFA doit recueillir les appréciations des apprentis et des entreprises, puis en tirer des améliorations. Classeo envoie des enquêtes à chaud, à la fin de la formation, et à froid, plusieurs mois après, par un lien personnel. Le modèle de questions se modifie tant qu'il n'a pas été envoyé ; ensuite, il se duplique pour être changé.

L'anonymat est une règle de restitution : moyennes, répartitions et verbatims sont masqués sous trois réponses, le nombre de réponses jamais. Une mesure d'amélioration se juge sur les réponses rendues après son exécution, sinon « faite » ne prouve rien. L'enquête publique propose « Ne plus me solliciter », et le consentement au réseau des anciens est décoché par défaut. L'envoi hebdomadaire des enquêtes dues reste éteint tant que vous ne l'allumez pas.

Les enquêtes partent depuis le catalogue de courriers, comme tous les autres envois du centre, et leurs résultats se lisent à côté des registres.