Plus une candidature perdue dans une boîte de messagerie.

Une pré-inscription utile recueille ce dont le centre aura besoin pour l'entretien et pour le contrat, sans décourager le candidat. Le formulaire trop long fait fuir ; le formulaire trop court oblige à tout redemander au téléphone. Dans Classeo, chaque formation a son formulaire public, avec sa propre adresse : le titre de la page et le numéro RNCP viennent du diplôme rattaché, ce qui évite qu'une formation soit annoncée sous un intitulé périmé.

Le formulaire couvre l'identité, les représentants légaux, la situation actuelle, l'avancement de la recherche d'entreprise, les contraintes à anticiper et les pièces. Il ne demande que ce qui s'applique : le téléphone d'un parent seulement pour un mineur, l'attestation de fin de collège seulement sous seize ans. Aucune pièce n'est obligatoire, pour qu'une candidature puisse partir même sans scanner sous la main ; elles se réclament ensuite au dossier.

Les contraintes déclarées (mobilité, logement, garde d'enfants, handicap, accès au numérique) servent à préparer l'accompagnement dès l'entretien. Si un test de positionnement est branché sur le formulaire, il s'ouvre à la fin, sans compte à créer.

Chaque pré-inscription crée une fiche prospect et un dossier. Les prospects se suivent en quatre statuts : nouveau, contacté, inscrit, abandonné. Le centre est prévenu par notification, sans courriel qui encombre la boîte de réception, et la notification se referme quand la fiche quitte le statut « nouveau » : ce qui reste allumé est ce qui n'a pas encore été traité.

La conversion crée le compte apprenant dans la promotion choisie, pré-sélectionnée d'après le formulaire. Les pièces du candidat rejoignent les documents de l'apprenant, et ce qui a une place dans le dossier est reporté : naissance, téléphone, nationalité, reconnaissance de travailleur handicapé, statut de recherche d'entreprise. Ces informations serviront ensuite au dossier du contrat d'apprentissage.

Ce qui n'a pas de place prévue, comme les téléphones des parents ou les contraintes, reste lisible dans un bloc « Pré-inscription d'origine » de la fiche. Une reprise incomplète ne défait pas la conversion : elle est listée, pour que le secrétariat sache quoi compléter.

Le statut de parcours n'est pas qu'une étiquette : il ouvre et ferme des modèles de courrier, commande la liste des apprentis à relancer et la période de rupture. Un statut faux, c'est un courrier réglementaire qui ne part pas, sans que personne ne le remarque avant qu'un apprenti ou un employeur ne s'en plaigne.

Dans Classeo, la règle s'exécute chaque nuit. Un préinscrit passe en formation quand sa formation a commencé, en retenant la plus tardive de la rentrée de la promotion et du début de son inscription. Un apprenant passe en « terminé » quand sa promotion est finie et qu'il ne poursuit pas ailleurs.

Sans date de rentrée sur la promotion, la règle ne conclut rien, et l'écran de configuration le signale avec sa conséquence. Un changement de statut à la main reste possible ; chaque transition laisse une trace dans l'historique. Le jour de la rentrée, personne n'a donc à basculer les fiches une par une, et un oubli ne bloque plus un courrier.