Chaque signature, chaque courrier, chaque procès-verbal laisse une preuve datée au moment même du geste. Vous savez, indicateur par indicateur, ce qui est présent et ce qui manque.
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indicateurs Qualiopi classés un par un : 14 couverts, 12 partiels, 6 hors logiciel
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familles de preuves inventoriées dans le dossier d'un apprenant
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signaux croisés pour repérer un apprenti qui décroche
Les feuilles d'émargement dorment dans un classeur, les courriers dans une boîte mail, les réclamations sur un cahier. Le jour où l'auditeur demande une pièce, il faut la retrouver.
Convocations rédigées une par une, réponses recueillies au téléphone, procès-verbal resté en brouillon : l'instance obligatoire se repousse, et l'indicateur 20 se périme sans bruit.
Le tableau de suivi Qualiopi est tenu à la main. Il dit ce qu'on a pensé à noter, pas ce qui existe vraiment, et il ment par omission.
Les absences sont dans l'appel, les notes dans le carnet, les retours de l'entreprise au téléphone. Personne ne croise les signaux avant qu'il soit trop tard pour agir.
Une signature d'émargement, un courrier envoyé, un procès-verbal validé deviennent des pièces datées et scellées, sans saisie supplémentaire.
Présentes, partielles, périmées, manquantes : chaque indicateur dit où il en est et date sa dernière preuve. Aucun écran ne prétend « conforme » à la place de l'auditeur.
Convocations nominatives, réponses par lien sans compte, procès-verbal scellé, plan d'actions suivi toute l'année.
Treize familles de preuves inventoriées, les manques nommés, une archive accompagnée de la liste de ce qui n'y figure pas et pourquoi.
Six signaux croisés désignent l'apprenti qui décroche, expliquent pourquoi, et chaque entretien qui suit est tracé.
Direction
« Lundi matin, trois mois avant l'audit de surveillance, elle ouvre le tableau des indicateurs : le 20 est en « preuves périmées », le dernier conseil date de plus d'un an. »
Elle prépare la séance le jour même ; le logiciel liste ce qui manque pour convoquer, puis envoie les convocations.
Secrétariat
« L'organisme de contrôle demande le dossier complet de Yanis, apprenti en deuxième année. »
Elle lance l'export depuis la fiche de Yanis ; le lien de téléchargement arrive par courrier, avec un fichier qui dit ce qui est exclu.
Référente qualité
« Inès dépose une réclamation depuis son espace un mardi soir. »
La réclamation entre au registre avec son échéance ; elle se clôt avec une décision écrite, et la mesure d'amélioration s'ajoute plus tard.
Référente pédagogique
« Début novembre, Yanis cumule trois absences non justifiées, seize jours sans connexion et une moyenne en baisse. »
Il apparaît « en alerte » avec les raisons écrites ; elle mène l'entretien avec son maître d'apprentissage et le consigne.
Maître d'apprentissage membre du conseil
« Karim reçoit sa convocation au conseil de perfectionnement entre deux livraisons. »
Il répond « présent » depuis son téléphone par un lien personnel, sans créer de compte ni retenir de mot de passe.
D’habitude : Feuilles d'émargement papier, scannées puis rangées dans un dossier partagé.
Avec Classeo : La feuille d'une séance signée est fabriquée en PDF, scellée, et refaite d'elle-même si un pointage est corrigé.
D’habitude : Tableau de suivi Qualiopi tenu à la main dans un tableur.
Avec Classeo : Le tableau relit vos données réelles et date la dernière preuve de chaque indicateur.
D’habitude : Convocations au conseil écrites dans un traitement de texte, présences demandées par téléphone.
Avec Classeo : Convocations nominatives figées à l'envoi, réponses par lien personnel, procès-verbal scellé à la validation.
D’habitude : Questionnaires de satisfaction sur un outil de sondage séparé, réclamations notées sur un cahier.
Avec Classeo : Enquêtes à chaud et à froid envoyées par lien, et trois registres tenus avec échéances, dans le même logiciel.
D’habitude : Dossier d'un apprenti reconstitué à la main avant chaque contrôle.
Avec Classeo : Inventaire des preuves par famille, manques nommés, archive téléchargeable par lien à durée limitée.
« Je veux savoir aujourd'hui, pas la veille de l'audit, quels indicateurs Qualiopi tiennent et lesquels vont me poser problème. »
« Le conseil de perfectionnement, on sait qu'il est obligatoire, mais entre les convocations, les présences et le procès-verbal, il glisse toujours d'un trimestre. »
« Le jour où un contrôleur demande le dossier complet d'un apprenti, on y passe deux jours à tout retrouver, scanner et renommer. »
« Quand on apprend qu'un apprenti décroche, c'est souvent par la rupture de son contrat, alors que tous les signes étaient là depuis des semaines. »
Leurs propres pages, relevées le 5 novembre 2026, citées mot pour mot avec leur source. « Non indiqué » veut dire que nous ne l’avons pas lu, pas que la fonction manque.
Classeo
Pointage sur téléphone, signatures des apprenants et du formateur (matin et après-midi), retards et micro-absences comptés à la minute, feuilles PDF archivées ; signatures scellées par empreinte, comprises dans le prix.
Trois modes : signature sur la tablette du formateur, à distance par lien, ou par QR code. Signature électronique à valeur probante intégrée, facturée 1,00 € par signature d'après la page tarifs.
Source : Yparéo, émargement numérique« Émargement mobile horodaté » décrit sur la page de l'ERP, présenté en « Beta » ; signature électronique pour l'école, l'entreprise et l'alternant, niveau de signature non précisé. Le périmètre exact est à faire confirmer en démonstration.
Source : Filiz, logiciel de gestion de CFAÉmargement sur smartphone et tablette, signature « encryptée », double authentification ; signature électronique via un partenaire (présentée comme « qualifiée eIDAS »), archivage 10 ans. La page tarifs les liste parmi les options à partir de 29 € par mois.
Source : Digiforma, émargement numériqueÉmargement et signature de documents depuis l'extranet participant, sur ordinateur, tablette ou téléphone. Niveau de signature : non indiqué sur les pages lues.
Source : Dendreo, extranet participantÉmargement annoncé pour 2027 (« Dès 2027, les étudiants pourront émarger depuis leur espace ») ; signature électronique : aucun outil décrit sur les pages lues.
Source : Bloom, produitClasseo
Preuves datées et scellées au fil de l'eau, conseil de perfectionnement, rapport de conformité. Sur les 32 indicateurs, 14 sont couverts, 12 partiels et 6 hors logiciel, liste publique à l'appui.
Automatisation des enquêtes et centralisation des preuves ; Neo annonce un « appui à la préparation de la certification Qualiopi ».
Source : Yparéo, logiciel de gestion de CFA« Reporting Qualiopi natif » cité dans un article de l'éditeur ; non mentionné sur la page de l'ERP.
Source : Filiz, article sur l'ERP CFAProcessus qualité, plan d'amélioration continue (indicateurs 31 et 32), enquêtes d'évaluation et outil « Aide à l'audit Qualiopi ».
Source : Digiforma, gestion de la qualité« Grille de travail dynamique » dans le logiciel, élaborée avec un consultant Qualiopi, avec une suggestion de réponse rédigée pour chaque indicateur.
Source : Dendreo, Qualiopi« Chaque échange est tracé, pour vos audits Qualiopi » ; un outil gratuit « Diagnostic Qualiopi » est proposé.
Source : Bloom, produitAucun logiciel ne rend un CFA certifiable. Le référentiel national qualité compte 32 indicateurs répartis en 7 critères, et l'auditeur juge la façon dont le centre travaille, pas l'outil qu'il utilise. Ce qu'un logiciel peut faire, en revanche, c'est supprimer le travail de reconstitution : retrouver une feuille d'émargement, prouver qu'un courrier est parti, montrer qu'un conseil de perfectionnement s'est tenu et que ses décisions ont été suivies.
Classeo part d'un principe simple : la preuve naît au moment du geste. Quand un apprenti signe une feuille de présence, la signature est scellée. Quand un courrier part, son contenu est conservé en entier. Quand la direction valide un procès-verbal, il est figé. Le tableau Qualiopi relit ensuite ces données et classe chaque indicateur : preuves présentes, partielles, périmées, manquantes, registre vide à confirmer. Sur les 32 indicateurs, 14 sont couverts par le logiciel, 12 partiellement et 6 restent hors logiciel, comme la formation continue du personnel ou la veille. Le détail est publié, tel quel, sur la page d'accueil du site.
Trois mois avant une visite de surveillance, la bonne question n'est pas « avons-nous une procédure ? » mais « pouvons-nous montrer qu'elle est appliquée ? ». Commencez par les obligations annuelles, celles qui se périment sans qu'on s'en aperçoive : le conseil de perfectionnement, les enquêtes de satisfaction, la tenue du registre des réclamations. Le tableau Qualiopi les date et signale celles dont la dernière preuve a vieilli.
Lisez ensuite le rapport de conformité. Il relit vos données et nomme ce qui cloche, avec sa gravité : un document réglementaire déposé mais jamais diffusé, un document non consulté par les apprentis, une visite en entreprise manquante, un registre mal tenu. Chaque point cite l'indicateur qu'il documente. Enfin, tirez trois apprentis au hasard et exportez leur dossier de preuves, comme le ferait l'auditeur : le manifeste liste chaque pièce et nomme chaque manque, famille par famille. Ce qui manque encore a trois mois pour être corrigé, au lieu d'être découvert le jour de la visite.
Plusieurs indicateurs du référentiel visent spécifiquement les CFA. Le conseil de perfectionnement, instance obligatoire prévue par le Code du travail, est attendu à l'indicateur 20. Classeo le tient de la convocation au procès-verbal scellé, avec un plan d'actions suivi entre deux séances et une matrice des huit points réglementaires de l'ordre du jour sur douze mois glissants.
La prévention des ruptures de parcours se prouve par des actions datées. Le module de décrochage croise six signaux, de l'absence non justifiée à l'évaluation de l'employeur en retard, et chaque prise en charge entre dans un journal qui ne se modifie pas. Les entretiens se consignent avec leurs participants, leurs décisions et leur prochaine échéance. Enfin, les indicateurs 31 et 32 demandent de traiter les réclamations et les aléas, puis d'en tirer des améliorations : trois registres, réclamations, aléas et mobilités, posent une échéance à la réception, exigent une décision écrite pour clore, et acceptent la mesure d'amélioration même après la clôture.
Une preuve qui peut être modifiée après coup ne prouve rien, et une preuve périmée laissée à côté de la bonne est pire encore : le dossier a l'air complet alors qu'il se contredit. Classeo scelle chaque document par une empreinte numérique calculée sur ce qu'il atteste : les signatures, les pointages, la date de validation. Si une présence est corrigée, l'empreinte ne correspond plus, et la feuille est refaite puis remplace l'ancienne à sa place.
Le logiciel dit aussi ce que ces preuves n'établissent pas. La signature d'émargement est une signature électronique simple, et l'horodatage vient du serveur de Classeo, pas d'un prestataire de confiance qualifié. Cette précision figure dans le dossier de preuves lui-même, pour qu'aucune pièce ne prétende plus qu'elle ne prouve. C'est la même règle partout : un registre vide est « à confirmer », pas une faute ; une mesure impossible est « non mesurée », jamais zéro.
Non. Il rassemble les preuves au fil de l'eau et signale ce qui manque. La certification reste l'affaire du centre et de son auditeur, et aucun écran ne dit « conforme ».
Six sur 32 sont classés hors logiciel, dont la formation continue du personnel et la veille, et douze sont partiels. La liste complète est publiée sur la page d'accueil.
Non. Elles naissent des gestes du quotidien : appel, signature, courrier, procès-verbal, évaluation. Le logiciel fabrique les documents et les range lui-même.
Non. Chacun reçoit un lien personnel pour répondre, relire sa convocation et, une fois validé, le procès-verbal.
Non. L'alerte reste interne au centre. Aucun courrier ne part à l'apprenti, à sa famille ou à son employeur.
Pas encore : le tableau suit le référentiel de 32 indicateurs tant que le texte officiel de la révision n'a pas été relu.
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