Aucun candidat perdu entre le salon et la rentrée.

Le recrutement d'un CFA ne ressemble pas à celui d'un organisme de formation classique. Le candidat est souvent mineur, il doit trouver un employeur en plus d'être admis, et l'inscription ne vaut rien sans contrat. Un outil de recrutement utile suit donc trois choses en même temps : la candidature, le positionnement, et la recherche d'entreprise.

Dans Classeo, chaque formation a son formulaire de pré-inscription public, avec sa propre adresse, que vous diffusez sur votre site, en salon ou par courriel. Le formulaire ne demande que ce qui s'applique : le téléphone d'un parent seulement pour un mineur, l'attestation de fin de collège seulement sous seize ans. Aucune pièce n'est obligatoire, pour qu'une candidature puisse partir même sans scanner sous la main.

Chaque dossier envoyé crée une fiche prospect. Le centre la suit en quatre statuts et l'attribue à une personne. Quand le candidat est admis, la conversion crée son compte apprenant et reprend ce qu'il a déjà écrit. Le même dossier servira ensuite au contrat d'apprentissage : c'est là que la saisie unique fait gagner le plus, parce que chaque recopie supprimée est une erreur de moins dans le CERFA.

Le référentiel Qualiopi demande au prestataire de déterminer comment il positionne les personnes à l'entrée et évalue leurs acquis. Un questionnaire rempli à l'entretien en fait partie, mais ce qui convainc un auditeur, c'est ce que le centre en a conclu et ce qu'il en a fait pour le parcours.

Dans Classeo, le test part d'une trame de onze questions en cinq rubriques : projet, prérequis, compétences, auto-évaluation, besoins. Vous l'adaptez à chaque formation. Le candidat le passe par un lien personnel, sans compte, parfois dans la minute qui suit sa pré-inscription. Ses réponses sont figées au rendu.

La preuve, c'est ensuite l'analyse écrite par un membre de l'équipe et la préconisation choisie : parcours standard, aménagé, allégé, renforcé, ou réorientation. Une analyse ne peut pas être écrite avant que le test soit rendu, ni réduite à quelques mots. Un allègement ou un renforcement préconisé apparaît sur la fiche de l'apprenant comme une proposition de parcours individuel, que le centre accepte ou refuse en le motivant.

En apprentissage, un jeune peut commencer sa formation au CFA sans employeur, et chercher pendant un délai limité. Pour le centre, savoir qui n'a pas de contrat ne suffit pas : il faut savoir ce qui a été tenté, ce qui bloque, et à qui proposer de l'aide tant qu'elle peut encore changer quelque chose.

Classeo demande chaque mois à l'apprenti sans employeur un point écrit : nombre de candidatures, entretiens obtenus, démarches, difficultés, et s'il souhaite être aidé. Zéro candidature est une réponse acceptée, parce qu'un formulaire qui exigerait un chiffre obtiendrait un chiffre inventé ou le silence. Le centre peut aussi enregistrer le point lui-même quand il le prend au téléphone.

La liste de suivi montre tous ceux qui cherchent, avec l'état de leur point et leur demande d'aide. Un mois clos sans point devient un signal dans la prévention du décrochage. Le référentiel Qualiopi attend des mesures pour prévenir les ruptures de parcours : ce journal mensuel en garde la trace, datée.

Le statut de parcours d'un apprenant n'est pas une simple étiquette. Il ouvre ou ferme des courriers, commande la liste des apprentis à relancer, la période de rupture, les relances de recherche d'entreprise. Un statut resté « préinscrit » après la rentrée, c'est un courrier réglementaire qui ne part pas, et personne ne s'en aperçoit.

Dans Classeo, la règle s'exécute chaque nuit. Un préinscrit passe en formation quand sa formation a commencé, en retenant la plus tardive de la rentrée de la promotion et du début de son inscription. Un apprenant passe en « terminé » quand sa promotion est finie et qu'il ne poursuit pas ailleurs.

Sans date de rentrée sur la promotion, la règle ne conclut rien, et l'écran de configuration le signale avec sa conséquence. Un changement de statut à la main reste possible, et chaque transition laisse une trace dans l'historique. Le jour de la rentrée, vous n'avez donc pas trente fiches à basculer une par une.