Plus un document à scanner, renommer ou ranger.

La plupart des preuves d'un CFA ne sont pas des fichiers : ce sont des signatures, des pointages, des envois. Elles n'existent comme documents que si quelqu'un les fabrique. Classeo le fait pour vous : la feuille d'émargement d'une séance passée et signée devient un PDF, avec le même cartouche que la feuille imprimable. Deux mises en page pour un seul fait obligeraient à expliquer à un auditeur pourquoi la feuille de mars ne ressemble pas à celle d'avril.

Chaque document est fabriqué juste après le geste qui le justifie, puis un passage nocturne rattrape ce qui manque. Un document corrigé remplace sa copie en place. Une feuille périmée laissée près de la bonne serait le pire cas pour un dossier de contrôle : il aurait l'air complet, alors qu'il se contredit.

Les fichiers sont nommés selon une règle unique, nom, prénom et numéro d'apprenant compris, et rangés dans l'arborescence du dossier modèle du centre. Les justificatifs d'absence, qui peuvent contenir des données de santé, restent seuls dans leur dossier.

Une empreinte numérique est une suite de caractères calculée à partir d'un contenu. Si une virgule change, l'empreinte change. Classeo calcule l'empreinte de ce que chaque document atteste : les signatures, les pointages, la date de validation. Le jour où une présence est corrigée, l'empreinte ne correspond plus, et le document est refait. Pour les documents signés, l'empreinte du fichier est liée à chaque signature.

Ce que cela établit : le contenu attesté à une date posée par le serveur, et sa liaison aux signatures. Ce que cela n'établit pas : une signature ou un horodatage qualifiés au sens du règlement européen, délivrés par un prestataire de confiance. Le logiciel le dit dans le dossier de preuves lui-même, pour qu'aucune pièce ne prétende plus qu'elle ne prouve.

À tout moment, une vérification compare un document à son empreinte enregistrée et répond en un mot : identique, modifié ou introuvable. Une pièce comptable émise, elle, n'est jamais refaite : on la corrige par un avoir.

L'export d'un apprenant contient ses documents rangés selon la trame du centre, ses signatures d'émargement et un tableau de ses pointages. La feuille d'une séance entière n'y entre jamais : elle porte les autres apprenants. Un export de promotion ajoute un dossier « Classe » avec les feuilles et les déroulés.

Sont exclus par défaut les justificatifs d'absence, les pièces d'identité et relevés bancaires, les CERFA et conventions qui portent le numéro de sécurité sociale ou le salaire, les factures, les notes internes. Le fichier LISEZ-MOI de l'archive nomme chaque exclusion et sa raison. Le lien de téléchargement dure sept jours, se révoque, et chaque téléchargement est noté. Un robot qui ouvre le lien par avance n'est pas compté comme une ouverture.

Le dossier se prépare en arrière-plan, en parties qui ne coupent jamais un apprenant en deux, et reprend là où il s'était arrêté après une interruption. Un apprenant majeur peut recevoir son propre dossier par lien, à la demande de l'administration.