Chaque apprenti sait quel bloc il lui reste.

Une convocation dit la date, l'heure, le lieu, le matériel autorisé et la tolérance de retard. Dans Classeo, ces valeurs viennent de l'épreuve que vous convoquez, jamais de « la prochaine épreuve de la classe » : un calcul de ce genre ferait partir la date d'un autre examen. Le bouton de convocation montre la liste des destinataires avant l'envoi, avec chaque apprenti écarté et sa raison.

La convocation part à l'apprenti seul, pas à l'employeur ni aux parents, et elle entre à son historique de courriers. Elle est refusée pour une épreuve passée, parce qu'une convocation reçue après coup fait croire à une seconde session. Un apprenti dispensé de tous les blocs de l'épreuve, ou dont les blocs sont reportés, n'est pas convoqué et il est nommé ; dispensé d'une partie seulement, il est convoqué et l'aperçu le précise. L'énoncé n'est pas joint : le sujet d'une certification ne se distribue pas avant l'épreuve.

Le statut d'un bloc n'est pas une case qu'on coche : Classeo le calcule à partir des faits. Un bloc est validé par un report non périmé, par une épreuve de certification validée, ou quand toutes ses compétences sont acquises. Il est dispensé s'il fait l'objet d'une dispense du parcours individuel, non validé ou à repasser selon que l'inscription est close ou encore ouverte, à acquérir sinon.

Les faits d'une inscription sont ceux de sa période ; ce qui précède passe par un report de bloc tracé, avec une décision écrite. Une durée de validité ne s'applique que si le centre l'a saisie avec sa source. La mention de certification n'est déclarée que si tous les blocs sont validés et que chaque validation repose sur des résultats publiés ou sur un report. Le passeport de compétences reprend ce statut, et dit en tête comme en pied qu'il n'est ni un diplôme, ni un titre, ni une attestation de réussite.

Le dossier professionnel est la pièce que le jury lit à côté de la mise en situation. Classeo suit le modèle du ministère chargé de l'emploi : ses rubriques sont les activités-types du titre, qui sont les blocs du diplôme dans le logiciel. Pour chaque exemple de pratique, l'apprenti répond aux trois questions du formulaire officiel — les tâches effectuées, les moyens utilisés, avec qui il a travaillé — et aux informations complémentaires. Ces trois questions ne se paramètrent pas : elles engagent la recevabilité du dossier.

Le centre peut ajouter ses propres questions, pour un diplôme ou pour tous. Le dossier appartient à l'apprenti : c'est lui qui le rédige et le dépose. Le dépôt est refusé tant qu'une activité-type n'a aucun exemple, et la rubrique manquante est nommée ; la déclaration sur l'honneur est recopiée au moment du dépôt. Le PDF s'exporte même incomplet, rubriques vides écrites comme telles, pour la relecture. Seule l'administration peut rouvrir un dossier déposé, et c'est tracé.