Chaque apprenti a ses dates et ses heures.

Un parcours individualisé commence par une décision écrite. Dans Classeo, elle porte sur une inscription : le type de parcours, les dates d'entrée et de sortie propres, une durée prévue si vous en fixez une, la source — un test de positionnement analysé ou une décision du centre — et un motif. Une seule décision est en vigueur à la fois ; la remplacer, c'est retirer l'ancienne avec un motif, et l'historique reste lisible.

Sur un parcours allégé, vous posez des dispenses : par bloc du diplôme préparé, ou par matière quand les séances ne sont pas rattachées à un bloc. Chaque dispense a un motif dans une liste fermée, ses heures, le texte de la décision et sa pièce justificative. Classeo refuse un bloc qui n'appartient pas au diplôme de l'inscription. Un bloc dispensé n'est ni à suivre ni à évaluer, mais ce n'est pas un bloc validé : aucun résultat n'est inventé.

Les heures dues valent le volume de la promotion, ramené au prorata calendaire de la période propre de l'apprenant, moins les heures dispensées. Le volume est celui des séances publiées de la promotion, hors journées en entreprise. Chaque terme est arrondi en minutes entières avant la soustraction, et le résultat n'est jamais négatif.

Si la promotion n'a encore aucune séance planifiée, le logiciel n'écrit pas zéro : il retient le chiffre et dit pourquoi. Si vous avez fixé une durée prévue propre, c'est elle qui fait foi dans les documents, avec l'écart au calcul. L'entrée en cours de promotion se prépare par un aperçu : les séances déjà passées sont listées et ne seront jamais comptées comme des absences, les séances à venir le sont. Pour le secrétariat, la conséquence est concrète : plus de recalcul à la main à chaque entrée tardive, et un chiffre dont chaque terme est connu si un financeur ou un auditeur le demande. Le dossier de contrat signale aussi l'écart avec le volume inscrit au CERFA.

Une suspension se déclare par apprenant, avec un motif dans une liste fermée, une décision écrite et une pièce si besoin ; deux suspensions ne peuvent pas se chevaucher, et les séances couvertes sortent de son appel et de son taux. Le motif peut toucher à la santé : il n'entre pas au journal d'audit et le formateur ne le lit pas.

Une prolongation ne réécrit pas l'inscription : la fin effective se lit. Elle pose une question — le contrat doit-il faire l'objet d'un avenant ? — en comparant la nouvelle fin de formation à la fin du contrat saisie. Le logiciel ne calcule aucune durée légale. La question se referme par un avenant enregistré au registre, ou par un constat motivé. Le changement de groupe clôt l'inscription en cours la veille et ouvre la suivante le jour d'effet, en une seule opération. La convention reçoit une annexe quand un parcours est en vigueur ; le CERFA déjà déposé n'est pas réécrit, le dossier signale l'écart.