Chaque cours a son formateur, chaque heure sa signature.

Le logiciel connaît déjà les séances planifiées de chaque formateur et ses signatures horodatées. Plutôt qu'une badgeuse qui ferait faire un second geste chaque jour, Classeo lit ces deux sources : l'écran « Mes heures » donne, mois par mois, les heures signées, les heures au planning et l'écart.

Une demi-journée compte dès que le formateur l'a signée sur la feuille d'émargement : c'est cette signature qui fait foi. Chaque demi-journée oubliée apparaît avec un bouton « Signer », qui mène directement à la bonne séance. Quand deux formateurs se partagent une journée, chacun est affecté à son créneau et ses heures sont les siennes.

Aucun montant n'est affiché sur cet écran : le logiciel ne connaît pas les taux horaires, et un chiffre faux sur une rémunération coûte plus cher que l'absence de chiffre. L'administration lit le même écran pour vérifier les heures d'un intervenant avant de le régler.

La feuille d'émargement prouve que les apprenants étaient là ; le déroulé de séance prouve ce qu'ils y ont fait. Il tient lieu de cahier de texte, et un auditeur demande souvent les deux côte à côte. Dans Classeo, le formateur le rédige après le cours : objectifs, contenu réellement dispensé, méthodes, supports remis, observations.

Il y ajoute une appréciation par apprenant, sur la participation (active, normale, en retrait, perturbatrice) et l'acquisition (acquis, en cours, en difficulté). La présence de chacun est écrite à côté : on n'apprécie pas sans le savoir un apprenti qui était absent.

Un déroulé commencé mais non validé reste « manquant » et n'est pas archivé. Le jour même, aucun signal ne s'allume ; ensuite, la liste d'émargement, la séance et le bilan affichent la même pastille et le même bouton de relance. Une fois validé, le déroulé est archivé en PDF dans le dossier de la classe.

Un formateur voit ses séances et ses promotions, pas celles de ses collègues. Il pointe, signe, relance les signatures de sa classe, rédige ses déroulés, dépose ses supports et planifie ses propres séances, dans les promotions où il enseigne ou auxquelles l'administration l'a rattaché(e).

Certaines limites tiennent quel que soit le chemin emprunté : au-delà de sept jours, il ne modifie plus l'appel d'une séance, et l'administration fait la correction. Il ne verrouille pas un appel. Il ne voit pas le motif d'une absence déclarée, qui peut toucher à la santé, ni les entretiens d'accompagnement et les aménagements d'un apprenti.

Pour vérifier ce qu'un formateur voit réellement, l'administration ouvre un aperçu de son espace. Cet aperçu est consigné au journal d'audit. C'est utile avant de confier une promotion à un nouvel intervenant, ou quand un formateur signale qu'une classe n'apparaît pas chez lui : on regarde son écran au lieu de le deviner.

L'indicateur 22 du référentiel Qualiopi porte sur le développement des compétences des personnes qui interviennent. Classeo tient pour cela un registre par formateur : chaque formation, certification, veille ou conférence suivie, avec son organisme, ses dates, sa durée et, si on le souhaite, son justificatif.

Le total des heures se calcule par année civile, à partir des lignes saisies. L'écran nomme les formateurs actifs qui n'ont aucune heure déclarée dans l'année : c'est la liste à compléter avant un audit, pas un reproche.

Le justificatif est rangé dans un espace privé et ne s'ouvre que par un lien valable cinq minutes. Le recueil de l'avis des apprenants sur les formateurs complète ce suivi : les réponses ne sont pas transmises au formateur, et la direction lui en restitue une synthèse. Registre, avis et déroulés de séance forment ensemble ce qu'un auditeur attend sur la compétence de l'équipe pédagogique, sans tableau reconstitué la veille.